仕事が楽になる断捨離!書類の情報の賞味期限を見極めるためのコツをご紹介します!

仕事は、日々、次から次へと押し寄せてきますから手元に届いたものから順番にこなしていく必要があります。

さて、仕事を進める上で必ず発生するのが、書類の山です。そして、書類の情報には、賞味期限があることが多いです。

たとえば、「一年前の学級通信を残しておくことに意味があるかどうか?」という話に近いのですが、教員にとっては、

「ひょっとしたら、来年の同じ時期にまた作るだろうから残しておこう。」
「似た書類を作るときに備えて、お手本に使うために残しておこう。」

ということがあるかもしれませんね。

作成した書類のデータのひな形を残しておく事は、大切です。しかし、何でもかんでも紙媒体の形で残しておくというのは、机の上は散らかり放題、机の中はものの所在が不明の状態ということにもつながりかねません。

「教員の仕事をちょっとだけでも楽にしてくれる整理術があればいいのにな。」

と思った方にオススメな書類の処分の仕方「断捨離」の進め方のコツをこの記事でご紹介いたします。

1、断捨離という考え方

断捨離とは、ただモノを捨てるという行為のみならず、自分にとって大切なものを見つめ直して、新しい暮らしを手に入れる整理法のことを言います。

突然「断捨離とは?」という話を始めるよりも、日常生活における場面を想像していただくほうがより具体的なイメージが湧きやすいかもしれません。たとえば、「通勤中にもらった広告入りポケットティッシュ」、「広告がデカデカと載っている販促用うちわ」、「ポストにはいっているチラシ」などがあるとします。

「いつの間にこんなに溜まってたの?」

家の定位置にぽいぽいと仕舞い続けていて、気がついたらドッサリと溜まっていた…。こんな経験は、誰にでもあるはずです。それと似たことが、職場の机においても起きていませんか?つまり、いつか使った書類が机の中でも上でも散乱しているという状態です。

2、書類に賞味期限を設ける

「書類にも賞味期限があります。」

このように聞くと、驚かれる方もいらっしゃるかもしれません。

私たちは、食べ物の賞味期限には比較的敏感ですが、書類にも賞味期限があるということを意識している方はどのくらいいらっしゃるのでしょうか?時間割表や学級通信、そして保護者向けの行事の案内などに始まり事務的な書類に至るまで、ありとあらゆる書類を日ごろ作成・配布されているでしょう。それらの書類すべてには情報の賞味期限があるということです。実際に、段ボール箱何箱分にも及ぶ指導案や研修資料や古い学級通信や書籍などを仕事上必要としますが、毎年見直していかないと、気がついたら先ほどの話に同じく、

「いつの間にこんなに溜まってたの?」

という話になってしまいます。情報が古すぎて、もはや役に立たなくなった書類を残しておいてもデッド・スペースが増えるだけですから、断捨離を決行すべきなのです。

また、今の時代ペーパーレスが望まれていますが、学校はまだまだ紙社会です。時間割表のように、ひな形部分の使いまわしが効くものは原本のデータを残しておくと大変便利ですが、その他の書類はどのように断捨離すると良いのでしょうか?そこで、この節の冒頭で述べた「書類の賞味期限」という考え方が大切になってきます。この「書類の賞味期限」という考え方は、なにも教員に限ったものではなく、誰の日常生活においても必要な考え方です。

一つの目安としては、いかのような基準があります。

⑴ 読んだら処分
⑵ 一ヶ月保管 (例:今月の行事に関する案内)
⑶ 一年間保管 (例:今の担当の学年に関する案内)
⑷ 在任期間中に保管(例:PTA規約)

まだまだ「書類の賞味期限」が、よく分からないという方には、究極の秘策があります。

すべての書類を、スキャナーで読み込んでPDFファイル化し、PDFファイルをクラウドに保存します。こうすることで、「最初のうちはスキャニング作業が大変なものの、最終的にタブレット端末一台があれば授業も会議もこなせるようになる」という状態にまでなるという意見もあります。

ただし、この方法で一つ気をつけていただきたいのは、個人情報保護の観点での留意事項として、学校の方針の確認をきちんとすることは大前提の話となります。

3、実際に「捨てる」

前項で取り上げた⑴~⑷の基準に従って、書類を処分します。書類を処分するのにどうしても抵抗があるのならば、スキャナーで読み込んでPDFファイルしてから捨てるなど、ご自身に合った方法を活用してみてはいかがでしょうか?

4、断捨離の状態を維持する

ところで、「ミニマリスト」と呼ばれる方々をご存知ですか?「持ち物をできるだけ減らし、必要最小限のモノにのみに囲まれる生活を志向する方々」のことです。片付けは、「一度やったから、おしまい!」というものではありません。継続することに意味があります。「書類の賞味期限」に従って断捨離を決行したあとにも、整った状態を維持していくことが非常に大切です。

5、まとめ

「断捨離」と「ミニマリスト」という考え方をご紹介いたしましたが、いかがでしたか?

日ごろから、書類の情報の賞味期限を判断し、着実に断捨離を決行していけば、本来の教員としての業務の効率化が期待されます。

是非、お試しされてはいかがでしょうか。

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